Hoe ik met je gegevens omga

Wie is verantwoordelijk?

AI by Lizzy is een dienst van Ello BV, Dekheidelaan 3, 2960 Brecht, btw BE 1023.077.806. Ello BV beslist welke gegevens verwerkt worden en waarom. Vragen over je gegevens stuur je naar hello@aibylizzy.be.

Welke gegevens, waarom en op welke grond

Ik werk enkel voor ondernemers. De gegevens gaan dus over jou als zaakvoerder of over de mensen in jouw zaak.

Je plant een kennismaking

Naam, bedrijf en mailadres zijn verplicht; je telefoonnummer en je korte vraag vul je zelf in als je dat wil, plus het gekozen moment. Ze komen in mijn database (Supabase, Ierland). Je krijgt een bevestigingsmail met datum, uur, de Teams-link, een link om te annuleren en een agendabestand (zonder bedrijf, telefoon of vraag). Ik krijg een melding per mail met je gegevens. Je IP-adres en mailadres worden heel even in het geheugen van de server gebruikt om misbruik tegen te gaan, maar niet bewaard. Om de afspraak te plannen en je te antwoorden. Grond: je vraag en de voorbereiding van een mogelijke overeenkomst.

De kennismaking zelf

Voor het gesprek maak ik een Teams-vergadering en een afspraak in mijn agenda aan. Ik neem het gesprek niet op. In de afspraak in mijn Outlook-agenda (met de Teams-vergadering) en in mijn Google Agenda komen je naam, bedrijf, mailadres, telefoonnummer, vraag, het tijdstip en de Teams-link. Je wordt niet als deelnemer aan die agenda's toegevoegd. Grond: voorbereiding van een mogelijke overeenkomst.

Je mailt me

Je mailadres en wat je schrijft. Om te antwoorden. Grond: je vraag, of mijn gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden.

Je wordt klant

Bedrijfsgegevens, btw-nummer, contactpersoon, afspraken, offerte en factuurgegevens. Om de training te geven en te factureren. Grond: uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke verplichting voor boekhouding en btw.

Tijdens de training

Soms zie ik mails, bestanden of accounts van jouw zaak, maar enkel als jij ze laat zien. Daarvoor ben jij verantwoordelijk en werk ik in jouw opdracht, volgens je instructies. Ik maak geen kopieën en na de laatste dag worden mijn toegangen ingetrokken. Zitten er persoonsgegevens van jouw klanten of personeel in, dan sluiten we vooraf een verwerkersovereenkomst.

Je bezoekt de website

De website gebruikt geen cookies voor statistieken of reclame. Zie de cookiepagina. Het bedrijf dat de website online houdt, bewaart technische gegevens (zoals je IP-adres) om de site te laten werken en veilig te houden. Grond: gerechtvaardigd belang.

Geen enkele beslissing over jou wordt volledig automatisch genomen. Ik vraag geen gevoelige gegevens (zoals over je gezondheid) en wil die ook niet krijgen.

Hoe lang bewaar ik ze?

Kennismaking of vraag zonder opdracht

12 maanden.

Vragenlijst en notities van een klant

2 jaar na de laatste trainingsdag.

Offerte, overeenkomst en briefwisseling

10 jaar na het einde van de overeenkomst.

Facturen en boekhouding

Zo lang de wet het vraagt, momenteel 10 jaar.

Mails en bestanden van jouw zaak die ik tijdens de training zag

Niet bewaard, tenzij jij dat vraagt.

Daarna verwijder ik je gegevens of maak ik ze anoniem, tenzij de wet me verplicht ze langer te bewaren.

Wie krijgt je gegevens?

Ik verkoop je gegevens nooit. Ik deel ze enkel met partijen die ik nodig heb om de dienst te leveren. Zij verwerken gegevens in mijn opdracht (verwerkers):

Vercel

Hosting van deze website en van de boekingspagina.

Supabase

Opslag van de gegevens die je invult bij het boeken van een kennismaking. De database staat in Ierland (Dublin), binnen de Europese Unie.

Microsoft

Teams-vergadering voor de kennismaking, mijn Outlook-agenda en het versturen van de bevestigingsmail (Microsoft 365).

Google

Een afspraak in mijn Google Agenda, met de gegevens van de kennismaking.

one.com

De mailbox hello@aibylizzy.be.

Boekhouder, bank

Boekhouding, btw en betalingen, enkel voor klanten. Mijn boekhouder is Amfico.

Overheid, rechtbank, adviseurs

Enkel als de wet het vraagt of bij een geschil.

Met deze partijen bestaan afspraken over de bescherming van gegevens. Gebruik je zelf AI-tools zoals Claude tijdens of na de training, dan sluit jij die overeenkomst zelf met de aanbieder. Wat je daar invoert, valt onder hun voorwaarden en niet onder deze pagina.

Gegevens buiten Europa

Een aantal van deze partijen (zoals Vercel, Supabase, Microsoft en Google) zijn Amerikaanse bedrijven of werken met onderdelen buiten de Europese Economische Ruimte. De database zelf staat in Ierland, maar bij onderhoud of ondersteuning kunnen gegevens toch buiten Europa terechtkomen. Dat gebeurt enkel met een wettelijke waarborg: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen. Wil je weten welke waarborg voor welke partij geldt? Vraag het me gerust.

Jouw rechten

• weten welke gegevens ik van je heb (inzage)
• fouten laten verbeteren
• gegevens laten wissen, als ik ze niet meer nodig heb of de wet ze niet moet bewaren
• de verwerking laten beperken
• bezwaar maken tegen verwerking op basis van mijn gerechtvaardigd belang
• je gegevens in een bruikbaar formaat meekrijgen (overdraagbaarheid)
• een gegeven toestemming op elk moment intrekken, voor de toekomst

Mail je vraag naar hello@aibylizzy.be. Ik kan vragen om je identiteit te bewijzen. Je krijgt antwoord binnen één maand.

Een klacht?

Spreek me eerst aan, dan zoeken we het samen uit. Je mag ook altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.